○芳賀地区広域行政事務組合電算組織の運営及びデータの管理に関する規程
平成26年2月17日
訓令第4号
庁内一般
(目的)
第1条 この規程は、芳賀地区広域行政事務組合(以下「組合」という。)が利用する電算組織の運営及びデータの管理に関する基本的事項を定め、行政事務の効率化を推進することを目的とする。
(1) 電算組織 電子計算機により、定められた一連の処理手順に従って事務を処理する組織をいう。
(2) 電算処理 電算組織により情報の記録、作成等の処理を行うことをいう。
(3) 適用業務 電算組織を利用して処理する業務をいう。
(4) 電磁的記録媒体 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるものに係る記録媒体をいう。
(5) データ 電算処理に係る入出力帳票及び電磁的記録媒体に記録されている内容をいう。
(6) 電子ファイル 電算処理のため使用されているデータを組織的に集め、電磁的記録媒体に記録したものをいう。
(7) 中央処理装置等 電算組織のうち中央処理装置及び外部記憶装置、入出力装置その他の周辺機器で端末装置等を除くものをいう。
(8) 端末装置等 電算組織のうち中央処理装置等と通信回線によって結ばれているデータの入出力機器をいう。
(9) ドキュメント システム設計書、プログラム仕様書、オペレーション手引書、コード一覧表等電算処理に必要な仕様書類をいう。
(10) パスワード データ保護のため、データの確認又は更新が許されるための特別な符号をいう。
(11) 入出力帳票 電算処理に係る入力帳票、出力帳票をいう。
(12) プログラム 電算組織を利用するため、定められた一連の作業を指令するための手順を精密に記述したものをいう。
(13) システム 適用業務について、電算処理のための手続、手順、手法等が体系化されたものをいう。
(管理運営の基本)
第3条 電算組織の管理運営にあたっては、個人の権利利益を侵害することのないよう個人情報の保護に万全を期さなければならない。
2 電算組織の管理運営にあたっては、事務の合理化、能率化を図り、処理の正確性及び安全性の確保に努めなければならない。
(電算処理の範囲)
第4条 電算により処理する事務の範囲は、組合及びその機関が処理し、管理し、又は執行する事務の範囲とする。
(総括管理者)
第5条 組合長は、電算組織及びデータの総合的管理に当たらせるため、電算総括管理者(以下「総括管理者」という。)を置き、事務局長の職にある者をもって充てる。
(電算管理者)
第6条 組合長は、総括管理者の職務を補佐し、中央処理装置等、電子ファイル等の管理に当たらせるため、電算管理者を置き、芳賀地区広域行政事務組合事務分掌規則(昭和49年規則第9号)に規定する事務にかかるものについては、総務課長の職にある者をもって充て、芳賀地区広域行政事務組合消防本部の組織に関する規則(昭和57年規則第6号)及び真岡消防署の組織に関する規程(平成5年消防訓令第1号)に規定する事務にかかるものについては、消防次長の職にある者をもって充てる。
(適用業務所管所属長の職務)
第7条 適用業務を所管する所属等の長(以下「所属長」という。)は、次に掲げる事務を所掌する。
(1) 適用業務の選定に関すること。
(2) システムの開発及び維持管理の実務に関すること。
(3) 所管する適用業務に係るデータの管理及び作成、修正に関すること。
(4) 所管する適用業務に係る中央処理装置等の管理に関すること。
(5) 端末装置等の操作管理に関すること。
(6) 総括管理者、電算管理者との連絡調整に関すること。
(7) その他適用業務所管所属内における電算処理業務の運営管理及びデータの管理に関し必要なこと。
(電算組織の結合の禁止)
第8条 組合長は、組合が管理する電算組織と国、他の地方公共団体その他組合以外のものが管理する電算組織との通信回線その他の方法により結合して事務を行ってはならない。ただし、組合長が業務上必要があると認めた場合は、この限りでない。
2 組合長は、前項の規定により電算組織を結合した場合において、データの漏えい又は不適切な利用のおそれがあると認めたときは、必要な措置を講じなければならない。
(電子ファイルの管理)
第9条 電子ファイルの管理は、電算管理者が当たるものとする。ただし、端末装置等に係る電子ファイルの管理については、当該端末装置等を管理する適用業務所管所属長が当たるものとする。
2 電算管理者は、電子ファイルのうち特に重要なものは、厳重に保管するとともに、定期的に予備ファイルを作成する等データの安全を確保するための措置を講じなければならない。
3 電子ファイルは、外部へ持ち出してはならない。ただし、総括管理者が業務上必要と認めたときは、この限りでない。
4 電算管理者は、不要となった電子ファイルについては、再生不能とする方法等により速やかに処分しなければならない。
(電子計算機の保安及び管理)
第10条 電子計算機を有する所属長は、電子計算機の保安及び管理に万全を期さなければならない。
(データの管理)
第11条 所属長は、電算処理に係るデータが、処理、保管、移送等の段階において、漏えい、き損、滅失及び改ざんのないよう必要な措置を講じなければならない。
2 所属長は、不要となったデータについては、再生不能とする方法等により速やかに処分しなければならない。
(ドキュメント管理)
第12条 電算管理者は、電算処理に必要なドキュメントを整理し、所定の場所に保管する等安全管理に必要な措置を講じなければならない。
2 ドキュメントを外部に持ち出し、又は複写しようとする者は、あらかじめ電算管理者の承認を得なければならない。
(中央処理装置等の管理)
第13条 中央処理装置等の管理は、電算管理者が当たるものとする。ただし、適用業務所管所属内において使用する中央処理装置等の管理は、所属長が当たるものとする。
(端末装置等の操作)
第14条 電算管理者は、次に掲げる者に対し、必要に応じ、パスワードを付与し、端末装置等の操作に当たらせるものとする。
(1) 端末装置等を管理する適用業務所管所属長及びその所属職員
(2) 電算管理者が業務上必要と認めた職員
2 適用業務所管所属長は、前項の規定によりパスワードを付与された職員(以下「端末装置等操作員」という。)以外の者に当該端末装置等を操作させてはならない。
3 端末装置等操作員は、第1項の規定により付与されたパスワードを他に漏らしてはならない。
4 電算管理者は、端末装置等操作員が端末装置等を設置する適用業務所管所属の所属職員でなくなったとき、又は端末装置等の操作に係る職務に従事しなくなったときは、速やかに当該付与したパスワードの使用停止の措置を取らなければならない。
(事故発生時の措置)
第15条 電算管理者は、電算組織に事故、故障等(以下「事故等」という。)が発生し、データの管理及び電算処理に影響を及ぼすおそれがあるときは、直ちに正常な状態に回復するために必要な措置を講ずるとともに、総括管理者及び関係する適用業務所管所属長に通知しなければならない。
2 電算管理者及び適用業務所管所属長は、前項に規定する事故等が発生する場合に備え、あらかじめ取らなければならない措置を策定するものとする。
(データの使用制限)
第16条 個人情報は、収集したときの収集目的以外に利用又は提供(以下「使用」という。)してはならない。ただし、芳賀地区広域行政事務組合情報公開及び個人情報保護条例(平成17年条例第5号。)第17条第1項各号に該当するときは、この限りでない。
2 個人情報以外のデータは、組合の事務以外に使用してはならない。ただし、国、他の地方公共団体等からデータ使用の申込みがあり、組合長がこれを適当と認めたときは、この限りでない。
(業務委託の条件)
第17条 電算処理業務(システムの開発に係る業務及びデータパンチ業務を含む。)を外部に委託しようとするときは、適用業務所管所属長は、あらかじめ次の各号に掲げる事項について総括管理者及び電算管理者に協議しなければならない。
(1) 委託業務の内容
(2) 委託の理由及び必要性
(3) 委託先に関する自治体業務の受託経験、実績、技術水準等及び経営状況
(4) 委託先におけるデータ保護に関する規程及び体制の整備状況
(5) 委託契約書に明記すべき事項及びその内容
2 前項第5号に規定する委託契約書には、芳賀地区広域行政事務組合財務規則(昭和49年規則第21号)第75条に規定する契約書の記載事項のほか、次に掲げる事項のうち必要と認める事項を明記しなければならない。
(1) データの機密保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 指示目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(5) 委託先におけるデータの保管及び廃棄に関する事項
(6) 事故発生時における報告義務に関する事項
(7) データの授受及び搬送に関する事項
(8) データ及びプログラムの所有権に関する事項
(9) ソフトウェアにおけるデータ保護技術に関する事項
(10) 委託先における作業場所、作業範囲、作業内容及び作業責任区分に関する事項
(11) 入力原票の返却に関する事項
(12) 検査の実施に関する事項
(13) 前各号に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
(14) その他組合長が特に必要と認める事項
(その他)
第18条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は組合長が別に定める。
附則
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第4号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年訓令第4号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。