(適用範囲)

第1条　芳賀地区広域行政事務組合の文書について必要な事項は、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書はすべて正確、かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、次の各号による事務を掌理する。

(所属長の職務)

第4条　各所属長(所属長に準ずるもの含む。以下同じ。)は、常にその所管に係る文書事務が適正かつ円滑に処理されるように努めなければならない。

(文書取扱主任)

第5条　各所属長の文書事務を補助するため、各所属に文書取扱主任を置く。

(文書及び物品の収受配布)

第6条　各所属機関に到着した文書(電報も含む。以下同じ。)及び物品は、文書取扱主任において収受し、直ちに次の各号によって処理しなければならない。

(電子メールによる電子文書の収受)

第7条　電子メール、磁気ディスク等の記録媒体によって到着した電子文書は、到着後速やかに用紙に出力し、前条に定める収受の手続をするものとする。

(郵便料金未納又は不足の文書の処理)

第8条　料金の未納又は不足の文書は、その料金を支払い、収受することができる。

第9条　削除

(文書処理の原則)

第10条　文書は、即日処理を原則とする。ただし、期限のあるものは、期限内に処理しなければならない。

(文書の処理)

第11条　各所属は、文書の配付を受けたときは、直ちに処理するようにしなければならない。ただし、事務の性質上直ちに処理することができないときは、専決事項に属するものを除き、その文書の欄外に「一応供覧」の朱印を押して組合長に供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

(文書の起案)

第12条　起案は、回議用紙(様式第8号)を用いて行うこととし、簡明な標題をつけ、必要により文案の末尾に準拠法令の抜すい若しくは要旨又は予算関係を記載し、決裁を受けなければならない。

第13条　事の軽易なものは、本書の余白に起案することができる。閲覧に供するものもまた同様とする。

(付せん処理)

第14条　訂正を命ずる文書、軽易な事件の回答で照会文書を保存する必要のないもの、文書の不備、違式又は差出人の申出により返すものは、付せん用紙(様式第10号)を用いて処理することができる。

(特殊文書の取扱い)

第15条　回議書で特に急を要するもの、重要なもの、秘密を要するもの及び説明を要するものは、主務者が持まわり上司の決裁を受けなければならない。

(決裁区分)

第16条　回議書には、芳賀地区広域行政事務組合決裁規程(昭和48年訓令第1号)の定める決裁区分により次のとおり表示しなければならない。この場合押印を必要としない欄は、朱線で消さなければならない。

(起案者の署名又は押印)

第17条　起案者は、起案年月日を記入した上、起案者の欄に署名し、又は押印しなければならない。

(決裁)

第18条　回議書は、その事案に、関係のある者に回議する。回議書について異議がある者は、起案者に協議し、協議が整ったときは、起案者が訂正する。協議が整わないときは、異議のある者が異議の要旨を記載した紙片を添付して、所属長に提出する。

(代理決裁の方法)

第19条　職員が代理決裁しようとする場合は、決裁欄に「代決」の表示をし、押印しなければならない。

(決裁文書の処理)

第20条　決裁を受けた文書は、速やかに主務者において受けとり、次の各号により処理しなければならない。

(条例案の取扱い)

第21条　条例、規則その他告示案は、組合長の決裁を受ける前に総務課長に合議しなければならない。訓令等についてもまた同様とする。

(完結文書の処理)

第22条　完結した文書は、主務所属(課)において、次の各号により整理編集しなければならない。

(未完結文書の保管)

第23条　未完結文書は、回議中に属するものを除くほか、主務課において整理保管し、常に文書の所在を明らかにしなければならない。

(文書処理の促進)

第24条　所属長は、常に文書処理状況を査閲し、必要により主務課に指示を与えなければならない。

(浄書)

第25条　文書の浄書は、主務課においてしなければならない。

(文書の審査と公印の押印)

第26条　浄書した文書は、回議書並びに郵送するものについては、あて先を記載した封書を添えて、使送するものについては、庁外公状送達簿(様式第11号)を添えて、文書取扱主任に送付しなければならない。この場合文書に添えた金券又は物品は、発送に適するように処理し、文書取扱主任に提出しなければならない。

(発送)

第27条　文書取扱主任は、発送を要しない文書については、回議書とともに速やかに主務課に返付し、発送を要する文書については、文書件名簿の処理経過の欄の発送日時その他必要事項を記入の上、特に発送の日時の指定のあるものはその日時に、その他のものは速やかに発送するとともに、回議書に発送日を記入し、押印し、主務課に返付しなければならない。

(電子署名)

第27条の2　第26条第4項の規定にかかわらず、電子署名を用いることとされる電子文書を送信する場合は、同項の規定による公印の押印に代えて電子署名を付与することができる。

(公報の登載)

第28条　公報に登載を必要とする文書は、主務課において、関係市町に依頼し、それぞれの市町の公報紙に登載し行う。

(令達の種別)

第29条　令達の種別は、次のとおりとする。

(公文書の例文)

第30条　前条の令達以外の公文書には、別に例式があるものを除くほか、記号番号、発送年月日及び名宛を記し、かつ内容により職氏名を記し、公印を押して、回議書に契印しなければならない。ただし、内容の軽易なものについては、番号を付けないで号外とすることができる。

(令達番号)

第31条　総務課には、条例等台帳、(様式第12号)を備え、条例、規則、告示、公示及び訓令の文書を、文書処理の年度に従って毎年それぞれ順位番号を付け、登載しなければならない。

(公文書の記号及び番号)

第32条　公文書には、次の各号により記号及び番号を付さなければならない。

(文書の整理)

第33条　文書は、常に系統的に分類し、必要なときに直ちに取り出せるように整理しておかなければならない。

(文書の管理)

第34条　現に使用中の文書は主務課又は会計管理者が管理し、その他の文書及び図書及び法令は、文書取扱主任が管理する。

(文書の編さん)

第35条　文書の編さんは、暦年によらなければならない。

(文書の保存年限)

第36条　完結文書の保存年限は、当該文書完結年度の翌年度の初日から起算して、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

(保存年限の基準)

第37条　前条第1項に規定する保存年限は、次の各号に掲げる基準に基づいて、定めるものとする。

(保存年限の決定)

第38条　保存年限は、前条の基準に基づき所属長が決定する。

(完結文書の引継ぎ)

第39条　各係において完結した文書は、索引目録(様式第13号)を付して編さんし、文書引継簿(様式第14号)とともに文書取扱主任に引き継がなければならない。

(保存の要領)

第40条　文書取扱主任は、文書台帳(様式第15号)に編さん文書の所要事項を登録しなければならない。

第41条　編さんした文書は、類目別に区分して保存期間中書庫内に保管し、何時でも閲覧に供せられるように整理しておかなければならない。

(閲覧)

第42条　職員以外の者に書庫内の文書を閲覧させるときは、文書閲覧簿(様式第16号)に登録し、文書取扱主任に申し出なければならない。ただし、必要があるときは、閲覧を拒否し、又は制限若しくは中止することができる。

第43条　閲覧中の文書は、抜取り、取換又は訂正してはならない。

第44条　主務課に存置してある文書の閲覧については、主務課長の定めるところによる。

(文書の廃棄)

第45条　保存期間の満了した文書は、廃棄文書目録(様式第17号)に必要な事項を記入して関係課に合議した上、組合長の決裁を得て、処分しなければならない。

第46条　廃棄する文書中、秘密文書は、焼却し、その他の文書は、公印その他移用のおそれのあるものを塗り消し、又は切り取った上、処分しなければならない。

第47条及び第48条　削除

(庁外持出しの禁止)

第49条　文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ主務課長の許可を得たときは、この限りでない。

(部外者の閲覧)

第50条　関係職員以外の者で文書の閲覧を求めるものがあるときは、さしつかえないと認めるものに限り、主務課長の承認を得て、閲覧させることができる。